アカウント管理業務を効率化する方法

社員入退社時の対応に必須！「社員アカウント管理DB」とは

ドリーム・アーツでは、社員のアカウント管理を、「SmartDB」のWEBデータベース(バインダ)とワークフロー(プロセス)機能を使って実施・運用しています。入社時は人事部門起点でアカウント作成依頼を申請します。アカウント管理データベース（以後、アカウント管理DB）へ登録後、その情報を基に、情報整備グループで業務に必要な各種サービスのアカウントを作成します。アカウントの新規発行以外にも削除や更新など、アカウントに関するさまざな手続きに必要な申請についても本ＤＢ内で管理しています。

「社員アカウント管理DB」の効果

社員のアカウント管理DBを運用してみて、どういう効果があった？

「社員アカウント管理DB」を「SmartDB」で実現したことで以下のような効果がありました。

• 複数の外部サービスの利用情報を、社員ごとに一元管理しているので利用状況がすぐわかる・管理負荷が軽減される
• 運用フローが明確に設定されたことで、アカウント関連申請の依頼から作業完了までスムーズに実施できるようになった
• 申請から処理完了までの証跡を細かく残せることで、手続きに関する過去経緯の確認ができるようになった

なかでも、作成当初に実現したかった複数アカウントの一元管理だけでなく、アカウント関連申請から関連処理の作業までの履歴が残せるようになったことは、大きなメリットでした。だれがいつ処理したかという履歴が残せるので、何かあった際にも履歴から過去経緯や作業の担当者などを探りやすくなりました。

アカウントを管理するのに、関連情報の一元管理や作業の証跡を残すことは、とても大切だね。 教えてくれてありがとう！

Cello（チェロ）

「社員アカウント管理DB」の便利なポイント

• 社員ごとに複数の外部サービスも含めたアカウント情報を一元管理できる
• ワークフロー機能を活用して…
  • ユーザ情報の登録からアカウント作成完了までを一元管理できる
  • 作業目的に応じて自動で承認ステップ遷移先が分岐されるようになっている

ワークフローでも運用の工夫がされているんだね。 作成者にインタビューしながら、管理DBとワークフローを紹介していくよ！

Cello（チェロ）

DB作成・管理担当者にインタビュー

作成の目的・背景

社員のアカウント管理はずっとある業務だと思うけど、どういうキッカケで管理DBを作ることになったの？

外部サービスの利用が増えてきたことによって、各アカウントの管理が難しくなってきました。 誰がどのサービスを使用しているかを管理しやすくするため、社員の情報は最初にアカウント管理DBに登録し、これをベースに他サービスのアカウントを紐づけて、一元管理することが目的でした。

作成までの道のり

確かにいろんなアカウントの情報が一元管理できるDBがあるとすごく楽になるよね、どのように作成を進めたの？

業務に携わるグループと、業務フローや登録・運用ルールを決めて作成しました。 新たに入社したメンバーの情報は人事が持っているので、全拠点において人事起点でアカウント発行の申請を行い、アカウント情報を登録します。その情報を基にサービス利用のワークフロー申請をすることで情報に漏れがない状態で情報整備グループが各サービスのアカウント作成を実施。これらの情報もアカウント管理DBに登録するようにしました。

なるほど！まず必要な情報を持っている人が登録をして、ワークフローでアカウント作成の対応者に申請を回し、各情報が追加されることで情報を一つに集約することができるんだね！

Cello（チェロ）

作成で工夫したポイント

管理DBや、そのなかで発生するアカウント発行依頼申請を「SmartDB」のワークフロー機能を使って作成するにあたり、それぞれで工夫したポイントなどを教えて！

Cello（チェロ）

工夫ポイント① 登録フォームの工夫

アカウント管理DBでは、ステータスに応じた表示項目の出し分けや、ワークフロー機能による進捗管理、実施履歴の確認が簡単に行えるようになりました。

登録時に役立つ項目の表示制御の設定

入力が必要な項目のみ表示されるように、使用サービスの選択欄で選択した値によって、その値に紐づく入力項目が表示されるようになっています。

＜項目の表示制御の設定画面＞

拠点や使用するサービスによって入力が必要な項目が異なるため、入力ミス防止や混乱防止のために、必要な項目だけを必要なタイミングで表示する、項目の動的な表示制御が有効でした。

ワークフローの進行状態が一目でわかる実施履歴の表示

人事が社員情報を登録した後、情報整備グループにアカウント作成依頼の申請を回すので、進捗管理や実施者が一目でわかるように、「実施履歴」がわかる部品（項目）を設置しています。アカウント作成依頼の申請・「実施履歴」についてはワークフロー機能を活用して実現しています。

＜ワークフローの進行状態画面＞

工夫ポイント②ワークフロー側の工夫

ワークフロー機能を使って、アカウント申請開始時に申請内容に応じて適切な処理がスムーズにおこなえるよう、自動判定するよう工夫しました。

ワークフローの進行状態が一目でわかる実施履歴の表示

＜承認ステップ設定画面＞

開始されると、まず上記の自動判定するステップ(汎用ロボットのアクティビティ)に回り、下記のように各ステップの処理(イベントハンドラ)で指定した条件分岐の処理が実行されるように設定しています！ここではアカウント申請の内容が、新規登録・削除・更新のどれなのかに応じて自動判定をおこなうよう設定しています。

業務目的によって条件分岐する設定

＜イベントハンドラの設定画面＞

「SmartDB」のワークフロー機能では、フォームに入力された値や選択項目によって、承認やアカウント管理の処理など適切なフローを自動で設定することが簡単に設定できるので、柔軟なワークフローを作成できます。

「SmartDB」で承認申請・作業依頼申請をデジタル化する大きなメリットとして、作業の実施履歴が残せることがあるよ！ほかにも申請内容に応じた適切なフローを自動で設定できたり、作業の進捗が簡単に確認できるうようになったりするので、複数部門で横断するような作業依頼系の業務がある場合はぜひ参考にしてみてね！

Cello（チェロ）